Dans le cadre de sa volonté de faire du Centre de Documentation et d’Archives (CDA) un modèle de référence en matière de gestion documentaire et archivistique lié à la commande publique au Sénégal et au-delà, le Directeur général de l’Autorité de Régulation de la Commande Publique (ARCOP) a initié une dynamique de partenariat avec des institutions reconnues. C’est ainsi qu’après une première séance avec l’Ecole des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD), une délégation du CDA de l’ARCOP, conduite par M. Ousseynou SOW, Directeur de la Statistiques et de la Documentation (DSD) et Mme SALL Ndeye M. DIENG, a effectué une visite de travail à la Bibliothèque Universitaire de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar (UCAD). C’était le 7 mars 2025.

Dès leur arrivée, la délégation a été reçue avec professionnalisme et convivialité par le Directeur de la Bibliothèque Universitaire, accompagné de son équipe. L’accueil a été à la hauteur de l’intérêt manifesté par la BU pour cette rencontre.

Après une introduction présentant les objectifs de la visite, un dialogue enrichissant s’est engagé entre les deux parties. Monsieur Ousseynou SOW et Mme SALL ont présenté les besoins du CDA, auxquels la BU a répondu avec une volonté affirmée de collaborer. Plusieurs thématiques essentielles ont été abordées au cours des discussions.

L’échange a permis d’explorer divers aspects liés à l’organisation et à la gestion des ressources documentaires et archivistiques, notamment la politique d’acquisition et les critères de sélection des documents, le traitement et la diffusion des ressources, avec un accent sur les processus de catalogage et de classification, les infrastructures et outils numériques facilitant la gestion documentaire, l’application des normes et référentiels en vigueur en matière de préservation archivistique, la gestion des flux d’utilisateurs et la définition des niveaux d’accès et surtout, l’implication d’experts pour accompagner le CDA dans son développement.

Compte tenu des contraintes spatiales du CDA, la question de la numérisation a été abordée en priorité. La BU de l’UCAD, fort de 25 années d’expérience dans ce domaine, a partagé son expertise sur les techniques et bonnes pratiques en matière de numérisation de masse et de conservation à long terme des documents. L’enjeu est de garantir l’accessibilité et la pérennité des informations stockées au sein du CDA.

Dans un esprit de coopération, le Directeur de la BU s’est engagé à envoyer deux conservateurs pour réaliser un diagnostic approfondi du fonds documentaire de l’ARCOP. Cette mission d’étude permettra d’établir un état des lieux et de formuler des recommandations concrètes pour améliorer la gestion documentaire du CDA.

Au terme de cette étude, un rapport sera remis, accompagné de propositions de collaboration à long terme. Une convention de partenariat est en discussion pour renforcer cette dynamique, en complément de celle envisagée avec l’École des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes (EBAD).

Ce partenariat pourrait inclure l’accès aux ressources documentaires de la BU pour enrichir le fonds du CDA, une formation continue et un accompagnement personnalisé pour le personnel du CDA, un renforcement des capacités en matière de gestion des archives et de numérisation et un appui en matière de conformité aux normes documentaires internationales.

Source: M. SALL CDA/ARCOP avec CCRP ARCOP