Que faire des documents administratifs une fois leur durée de conservation arrivée à terme ? À l’ARCOP, une partie de la réponse se trouve aujourd’hui dans les résultats d’une opération de recyclage : près de 5 tonnes de papier récupérées, 75 385 plateaux alvéoles produits et 38 emplois occasionnés.
Les documents concernés avaient atteint le terme de leur durée de conservation et ne présentaient plus d’utilité administrative. Après le tri, ceux destinés à l’élimination ont été orientés vers une filière spécialisée. Ils ont été broyés, transformés en pâte puis moulés pour produire des plateaux alvéoles, notamment utilisés pour le conditionnement des œufs.
Au départ, l’opération répondait à un besoin bien précis. Il s’agissait de réduire le volume des archives, de libérer de l’espace et d’améliorer les conditions de conservation des documents qui doivent être conservés. Le recyclage a permis de donner une autre destination au papier éliminé.
Au lieu de finir directement dans le circuit des déchets, celui-ci a donc été réintroduit dans une chaîne de production. Une façon concrète de donner une nouvelle utilisation à une matière déjà existante.
Une démarche qui fait écho aux achats publics durables
Cette expérience intervient dans un contexte où le Sénégal prépare sa stratégie nationale d’achats publics durables, sous le pilotage de l’organe de régulation. La démarche doit permettre de mieux prendre en compte les dimensions économique, environnementale et sociale dans les achats publics.
Le recyclage des archives ne relève pas, à proprement parler, des achats publics durables. Il montre néanmoins que les principes qui les sous-tendent peuvent aussi être pris en compte dans les pratiques quotidiennes des administrations.
L’ARCOP souhaite désormais s’appuyer sur cette première expérience. Dans son rapport, le Centre des archives et de la documentation (CDA) recommande notamment de formaliser le recyclage des documents papier arrivés au terme de leur durée de conservation, d’organiser leur collecte et de suivre les volumes effectivement valorisés.
Le rapport préconise également de renforcer les relations avec les acteurs de la collecte et du recyclage, de conserver les justificatifs des opérations réalisées et de sensibiliser les agents au cycle de vie des documents. L’idée est de mieux organiser ce qui a été fait et, à terme, d’en faire une pratique régulière plutôt qu’une opération isolée.
Une nouvelle étape pour les archives de l’ARCOP
Cette initiative intervient dans le cadre du travail engagé pour moderniser le Centre de documentation et des archives de l’ARCOP sous l’impulsion du Dr Moustapha DJITTE. L’objectif est notamment d’améliorer l’organisation des fonds, leurs conditions de conservation et l’accès à l’information.
Les près de 5 tonnes de papier recyclées apportent ainsi un résultat concret à cette démarche. Des documents devenus inutiles pour l’administration ont été retirés des fonds, tandis que leur matière a été récupérée et utilisée pour fabriquer un nouveau produit.
Le parcours du papier ne s’est donc pas arrêté avec la fin de sa durée de conservation. Il s’est poursuivi dans une autre filière, avec à la clé une nouvelle utilisation de la matière et des emplois générés par l’opération.