Je voudrais vous remercier de nous donner l’opportunité de présenter le CDA qui est un démembrement de l’ARCOP, un peu méconnu de nos partenaires.
Dès sa nomination à la tête de l’ARCOP, le Directeur Général, Monsieur Moustapha DJITTE a placé le Centre de Documentation et des Archives (CDA) parmi ses priorités. A ce titre, le CDA n’est plus considéré comme un espace de stockage des archives, il occupe désormais une place stratégique dans la gouvernance de l’ARCOP. L’ambition est d’en faire un levier essentiel de modernisation, de diffusion et de capitalisation des savoirs en matière de commande publique.
La principale rupture avec les pratiques antérieures réside dans l’adoption d’une approche plus professionnelle et conforme aux normes de gestion documentaire et archivistique et dans la politique d’acquisition de ressources documentaires. Pour la première fois depuis la création du CDA, les fonds font l’objet d’un traitement systématique : identification, tri, classement, cotation, élimination réglementaire et mise en place d’outils de gestion ; et une dotation financière annuellement fixée pour l’acquisition des nouveaux ouvrages afin de renforcer le fonds documentaire Cette dynamique marque une volonté réelle de la Direction générale pour une mémoire institutionnelle structurée, sécurisée et valorisée.
L’affectation de personnel dédié a profondément transformé le fonctionnement et la gestion du Centre. Elle a permis d’assurer une prise en charge des fonds archivistique et documentaire existant restés longtemps en souffrance et une meilleure organisation des tâches. Je voudrais souligner le professionnalisme et l’engagement de toute l’équipe de la Direction des Statistiques et de la Documentation et particulièrement du CDA pour la mise aux normes du Centre.
Grâce à cette ressource humaine spécialisée et de qualité, nous sommes aujourd’hui en train de mener des opérations telles que l’analyse documentaire, l’indexation, la cotation, la mise en boîte, ainsi que la mise en place d’outils professionnels de gestion plus conforme aux normes. Cela a également favorisé le transfert progressif de compétences au profit des agents internes, condition essentielle pour la pérennité des acquis et la continuité du service.
En fait, il s’agit d’un partenariat avec 2 institutions de référence à savoir l’EBAD et la Bibliothèque Universitaire (BU) qui nous ont accompagnés dès notre prise de services avec de visites au CDA. Nous avons pu bénéficier de leur expertise et la collaboration a été déterminante. Les trois techniciens de l’information à savoir Messiers Mamadou Diassy, Jean Claude Mbissane Dione et Ségou Ngom que je félicite au passage pour leur professionnalisme, ont joué un rôle central dans le traitement du fonds archivistique et documentaire de l’ARCOP. Ils ont assuré la quantification, l’identification, le tri, le classement thématique, la cotation et le reconditionnement des archives selon les normes professionnelles.
À ce jour, le fonds archivistique, impressionnant tant par son volume que par sa richesse informationnelle, est traité à environ 70 %. Plus de 1 025 boîtes d’archives et 109 chronos ont déjà été classés, tandis que des propositions d’élimination réglementaire ont été formulées pour les documents arrivés en fin de durée d’utilité administrative.
Plusieurs actions structurantes ont été engagées. Sur le plan matériel, des salles dédiées à la conservation des archives ont été aménagées à la Direction générale et sur le site du Point E, avec l’installation de rayonnages adaptés. Les documents ont été reconditionnés dans des boîtes d’archives normalisées et classés selon un plan thématique mais le travail est toujours en cours de réalisation
Nous travaillons aussi sur la sécurisation : dispositif antivol, caméras, climatisation des espaces….
Enfin, l’accessibilité est en cours de renforcement grâce à la mise en place prévue d’instruments de recherche documentaire, de planning de versement formalisé et, à terme, par l’informatisation complète de la gestion des archives.
Oui, la modernisation s’inscrit clairement dans une perspective de dématérialisation progressive comme du reste, la plupart de s procédures de la commande publique à terme. La réflexion est déjà bien avancée, avec la prévision de l’implantation d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).
La numérisation des archives est une priorité stratégique, car elle permettra de sécuriser l’information, de préserver les originaux, de faciliter l’accès à distance aux documents et d’optimiser l’espace physique. L’installation du SAE constitue donc une étape essentielle à franchir pour achever la modernisation du système archivistique de l’ARCOP.
Au sein du CDA, nous avons adopté la Classification Décimale Universelle (CDU), un système international de classement des documents par discipline. Ce choix nous a permis de regrouper les 448 ouvrages en différentes thématiques, appelées « collections » dans le domaine documentaire. Jusqu’à présent, le travail d’indexation a été réalisé manuellement ; toutefois, avec l’installation d’un logiciel de gestion documentaire, nous sommes en cours de migration vers une indexation automatique. Par ailleurs, la cotation documentaire, en tant que système de classification et de localisation des documents, constitue un élément essentiel pour une gestion efficace des collections au sein de l’institution. Leur traitement documentaire selon la CDU et leur intégration progressive dans un catalogue en ligne renforceront considérablement leur accessibilité et leur valeur scientifique.
Les plus de 400 ouvrages spécialisés constituent une ressource stratégique majeure pour les agents de l’ARCOP, en appui à leurs missions quotidiennes de régulation, de contrôle, d’audit et de formation et pour les acteurs externes (chercheurs, étudiants, praticiens de la commande publique). Ces ressources font du Centre un pôle unique de référence au Sénégal, voire dans la sous-région.
D’après les informations reçues de la Direction Générale, il s’agit du rattachement du volet Documentation à la Direction de la formation. Ce rattachement répond à une logique de cohérence fonctionnelle. La documentation est un support essentiel à la formation, à la recherche et au renforcement des capacités.
Ce positionnement permettra de mieux articuler production documentaire, capitalisation des connaissances et activités pédagogiques. Il favorisera l’utilisation des ressources du Centre dans les programmes de formation internes et externes de l’ARCOP surtout par les auditeurs de nos différents masters.
Certainement, la nouvelle appellation répondra mieux à la vocation du Centre.
L’évolution de l’appellation visera à mieux refléter la réalité des missions actuelles et futures du Centre. Celui-ci ne se limitera plus à la simple conservation de documents, mais jouera un rôle actif dans la production, la diffusion, la valorisation et la gestion stratégique de l’information.
Une dénomination telle que Centre de Ressources et d’Information serait plus cohérente avec ses ambitions de modernité, d’ouverture et de rayonnement national et international.
La stratégie de redynamisation du Centre vise à renforcer son dynamisme afin de le rendre plus visible, plus utile et plus attractif. Le constat actuel montre que de nombreux usagers découvrent le Centre principalement par l’intermédiaire de leurs collègues, ce qui révèle un manque de notoriété auprès d’un public plus large. Il serait peu pertinent de mobiliser d’importantes ressources humaines, financières, documentaires et techniques sans mettre en place une véritable stratégie de communication et de promotion du Centre. Il convient de rappeler que le Centre de documentation de l’ARCOP demeure, à ce jour, le seul au Sénégal spécialisé dans la Commande publique.
Nous avons un ambitieux programme d’actions pour la valorisation du Centre à travers des expositions thématiques liées à la commande publique, célébration de la Journée mondiale du livre, séance de lecture, etc. Nous le ferons en collaboration avec les auteurs locaux, des partenariats avec les écoles, les associations, les universités, les acteurs du livre et de la lecture.
Nous allons mener une campagne de communication en mettant en place des activités pour toucher un public plus large et inciter de nouvelles personnes à fréquenter le centre à travers des supports de communication pour présenter ses services. Nous créerons des pages sur les réseaux sociaux pour communiquer sur les nouveautés, les événements, les services et produits offerts.
À terme, le CDA appelé à devenir un véritable hub de connaissances en matière de commande publique. Il contribuera à la production de savoirs, à la diffusion de l’information réglementaire et technique, et à la capitalisation de la mémoire institutionnelle de l’ARCOP. Il ambitionne de s’imposer comme un centre de référence, non seulement pour les besoins internes, mais aussi pour les acteurs nationaux, sous-régionaux et internationaux de la commande publique, en appui aux principes de transparence, de bonne gouvernance et de performance de l’action publique.
Je voudrais terminer en remerciant le Directeur Général, Monsieur Moustapha DJITTE pour la confiance accordée à l’équipe du CDA, le Directeur des Statistiques et de la Documentation, Monsieur Ousseynou SOW pour son accompagnement continu et l’ensemble des collègues de l’ARCOP pour leur support. La réussite de la mission du Centre est une œuvre collective qui requiert un engagement de tous les jours.
Mme SALL Ndeye MBAYE DIENG, Chef du Centre
Mme Oumou SECK, Responsable des Archives
Abdoulaye MASSALY, Responsable de la documentation
Mbaye NDIAYE, Agent technique chargé de la manutention
Jean-Claude Mbissane Ngom, Documentaliste
Mamadou Diassy, Archiviste
Séjour NGOM, Archiviste
Fonds documentaire avant traitement
Visite d’experts de la Bibliothèque universitaire (BU)
Visite d’une équipe de l’Ecole des bibliothécaires, archivistes et documentalistes (EBAD)
Fonds d’archives en cours de classement et de traitement au bureau des archives du siège de l’ARCOP
